Come si fa un atto dal notaio e come si svolge il rogito

Come si fa un atto dal notaio e come si svolge il rogito

Lo stipulo di un atto dal notaio richiede diverse attività preliminari che possono variare in base al tipo di atto che si intende stipulare. Il notaio svolge delle indagini preliminari per garantire la legittimità dei titoli e la libertà del bene da formalità pregiudizievoli. Queste indagini includono visure ipotecarie, catastali, estrazione della planimetria dai registri catastali, e altre attività simili.

La fase preliminare alla stipula inizia con un colloquio con il notaio, durante il quale le parti interessate stabiliscono il tipo di atto da stipulare e forniscono la documentazione necessaria. Il notaio farà domande per assicurarsi di avere tutte le informazioni necessarie per la stipula dell’atto e per prepararsi in modo adeguato.

Se l’atto è semplice e non presenta problemi particolari, il colloquio con il notaio può avvenire anche telefonicamente o tramite videochiamata. Tuttavia, se l’atto presenta problematiche o se è una transazione complessa, è opportuno un colloquio in presenza per esporre tutte le opzioni e per offrire le garanzie necessarie.

In generale, la raccolta dei documenti necessari avviene dopo che il notaio ha chiaro il tipo di atto da stipulare. Le parti interessate devono fornire tutti i documenti richiesti dal notaio in modo tempestivo.

Il procedimento per la stipula dell’atto notarile presso lo studio del notaio segue un processo comune. Le parti coinvolte devono presentarsi all’orario concordato per la firma dell’atto. Nel caso di un atto pubblico, tutte le parti devono essere presenti contemporaneamente per la sottoscrizione dell’atto. Tuttavia, per un atto redatto come scrittura privata autenticata, le firme possono essere autenticate anche separatamente in momenti diversi, a condizione che l’ultima firma venga autenticata per perfezionare l’atto. Per alcuni tipi di atti, come la donazione, è necessario che sia stipulato come atto pubblico, altrimenti sarebbe nullo.

La presenza dei testimoni può essere richiesta in base alla legge, come nel caso della donazione, o dalle parti stesse. In quest’ultimo caso, i testimoni possono essere collaboratori del notaio o persone di fiducia delle parti, purché non siano interessati all’atto. Tuttavia, la legge notarile prevede che i testimoni non possano essere uno stretto congiunto di una delle parti o una persona interessata all’atto per motivi personali o familiari, anche se l’atto viene utilizzato come prova in un giudizio.

Per i verbali di assemblea, esiste la possibilità di essere collegati in audio/video conferenza secondo quanto stabilito dallo statuto sociale, e non è richiesta la presenza fisica innanzi al notaio. Durante gli atti societari, il notaio funge da soggetto verbalizzante l’assemblea dei soci, e non è necessario conoscere in anticipo tutte le decisioni che verranno prese durante l’assemblea. Nel rogito notarile assembleare, il presidente firma inizialmente, e poi tutti i soci presenti votano le decisioni adottate in relazione all’ordine del giorno.

Il notaio ha bisogno di conoscere il bilancio della società, e può ottenere la visura camerale per verificare le cariche sociali e chi può rivestire il ruolo di presidente dell’assemblea. Il documento d’identità è richiesto al presidente dell’assemblea, che solitamente è l’amministratore o il presidente del consiglio di amministrazione, ma anche ai soci presenti che devono votare, anche se non sono comparenti del rogito notarile pubblico. È importante che i soci abbiano la legittimazione a votare in quanto soci.

Nel contesto di uno studio notarile, l’identificazione delle parti è un passaggio fondamentale che precede la stesura del rogito notarile. In primo luogo, le parti devono esibire un valido documento d’identità o la patente, che non deve essere scaduta. È altresì necessario consegnare il codice fiscale, in quanto è un elemento da indicare nel rogito notarile insieme alle generalità delle parti.

Se una parte agisce in rappresentanza di altre, è necessario presentare anche una procura valida. La documentazione di identità serve anche per rispettare la normativa antiriciclaggio, che richiede la verifica dell’origine dei fondi utilizzati per effettuare i pagamenti.

A tal fine, le parti devono fornire informazioni sulle origini dei fondi, come ad esempio se sono provenienti da fonti personali, donazioni, mutui o attività imprenditoriali. Queste informazioni sono riportate in un documento di adempimento della normativa antiriciclaggio, che serve a identificare la clientela e il titolare effettivo dell’operazione.

Il notaio è tenuto a segnalare all’Unità di Informazione Finanziaria presso la Banca d’Italia (UIF) le operazioni sospette. Una volta completate le formalità preliminari, si procede alla stesura del rogito notarile.

Durante la lettura dell’atto da parte del notaio, tutte le parti devono essere presenti e non possono lasciare la sala fino alla fine della lettura. Il notaio illustrerà alle parti il significato delle clausole e delle pattuizioni contenute nel documento e risponderà ai quesiti e ai dubbi che le parti possono rivolgere al pubblico ufficiale rogante.

La fase della lettura è importante non solo perché richiesta dalla legge notarile, ma anche perché consente al Notaio di spiegare alle parti gli effetti del rogito che sottoscriveranno, chiarire eventuali punti non chiari o ulteriori elementi da approfondire, e aggiungere postille, modifiche e clausole. In questa fase vengono anche esposti gli allegati all’atto e il motivo per cui tale allegazione avviene, con conseguente sottoscrizione dei documenti.

La lettura dell’atto non può essere delegata e deve necessariamente essere svolta dal Notaio. Gli allegati dell’atto possono essere dispensati dalla lettura se le parti acconsentono e si ha già conoscenza del loro contenuto, ma il Notaio può comunque decidere di leggerli se lo ritiene opportuno.

Una volta finita la lettura, se le parti concordano su tutto quanto contenuto nell’atto, lo approvano e lo sottoscrivono. La sottoscrizione è fondamentale e non può essere delegata o mancare. Tuttavia, in casi in cui la parte non possa sottoscrivere, come ad esempio a causa di un’età avanzata o di un’handicap, il Notaio può fare un’apposita menzione nella quale dichiara la causa.

QUALI DOCUMENTI PORTARE AL NOTAIO PER FARE UN ROGITO PER COMPRARE CASA? Una volta che venditore ed acquirente hanno trovato l’accordo sulla compravendita di un immobile, bisogna rivolgersi ad un Notaio e consegnare alcuni documenti, tra cui documenti di identità, codici fiscali ed estratto per riassunto degli atti di matrimonio con annotazioni marginali di entrambe le parti, e il titolo di provenienza dell’immobile, ovvero l’atto notarile con cui il venditore ha acquistato l’immobile o comunque il titolo con cui si è divenuti proprietari dell’immobile che ora si sta vendendo.

Inoltre, può essere richiesta la documentazione su eventuali interventi urbanistici e catastali effettuati sull’immobile nel corso degli anni. Il Notaio esaminerà questi documenti per identificare ad esempio le informazioni di tipo urbanistico, quali il permesso di costruire con cui la casa è stata edificata, e individuare eventuali formalità pregiudizievoli. Se viene individuata una formalità pregiudizievole, il Notaio deve effettuare una visura ipotecaria e controllare che la formalità risulti estinta o meno prima della stipula dell’atto.

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